So rechnet dein Auftraggeber deinen Tourenpreis aus

Irgendwann kommt die Mail. Eine Liste mit Annahmen, darunter ein Preis je Tour, und der Satz, dass mehr leider nicht drin ist. Für viele Subunternehmer ist das der Moment, in dem sie zustimmen oder ablehnen. Nachrechnen kommt selten vor.

Dabei liefert dir so eine Kalkulation Verhandlungsstoff wie kaum ein anderes Dokument. Sie legt offen, mit welchem Stundenlohn, welchem Dieselpreis, welchem Verbrauch und wie vielen Arbeitstagen dein Gegenüber rechnet. Jede dieser Zahlen kannst du gegen deine eigene halten. Hier gehen wir Position für Position durch, wo die Annahmen typischerweise zu knapp sind und mit welchen Belegen du dagegenhältst.

Fahrer lädt Pakete in einen weißen Transporter an einer Laderampe — Hinter jeder Zeile der Kalkulation steht ein Einsatztag, der wirklich gefahren werden muss.

Warum legt der Auftraggeber seine Rechnung überhaupt offen?

Weil er dich zu einem Preis bringen will, den er selbst hergeleitet hat. Eine Kalkulation, die Mindestlohn, Spesen und Fahrzeugkosten aufführt, wirkt geprüft und abschließend. Genau darin liegt aber auch ihre Schwäche: Jede offengelegte Annahme ist eine Zahl, über die du sprechen kannst.

Der Rahmen ist hart. Verkehr und Lagerei hatte von Januar bis April 2026 mit 43,9 Fällen je 10.000 Unternehmen die höchste Insolvenzhäufigkeit aller Wirtschaftszweige, meldet das Statistische Bundesamt. Wer bei so einer Rechnung nur auf den Endbetrag schaut, unterschreibt Jahr für Jahr Verträge, deren Annahmen nie überprüft wurden.

Das Bundesamt für Logistik und Mobilität beschreibt die Lage in seiner Marktbeobachtung deutlich:

„Angesichts des hohen Laderaumangebots war die Verhandlungsposition der Transport- und Logistikwirtschaft gegenüber ihren Auftraggebern im Jahr 2024 und zu Jahresbeginn 2025 schwach."

BALM, Marktbeobachtung Güterverkehr, Jahresbericht 2024

Schwache Verhandlungsposition heißt nicht, dass Rechnen nichts bringt. Es heißt, dass du mit Zahlen kommen musst statt mit Unmut.

Welche Positionen stehen in so einer Kalkulation?

Fast immer dieselben acht. Die Reihenfolge wechselt, die Begriffe auch, die Logik bleibt gleich: Personal, Fahrzeug, Zuschläge, Marge. Diese Tabelle ist deine Checkliste beim nächsten Angebot.

Position	Was der Auftraggeber damit meint	Was du prüfst
Touren Mo-Fr und Samstag	Wie viele Fahrten der Vertrag umfasst	Deckt sich die Zahl mit dem, was tatsächlich verlangt wird?
Lohnbasis	Meist der gesetzliche Mindestlohn	Zahlst du das wirklich oder mehr, weil du Fahrer halten musst?
Spesen	Verpflegungspauschale je Einsatztag	Kommen sie zusätzlich zum Lohn oder sind sie eingerechnet?
Arbeitgeberanteil	Sozialabgaben in Prozent des Bruttolohns	Sind Umlagen und Berufsgenossenschaft enthalten?
Ausfallzuschlag	Puffer für Urlaub, Krankheit, Ausfall	Reicht der Prozentsatz für echte Fehlzeiten?
Monatsstunden	Rechengröße für den Monatslohn	173,33 ist korrekt, aber prüfe die Arbeitstage daneben
Fahrzeug und Diesel	Literpreis mal Verbrauch mal Kilometer	Brutto oder netto? Fester Preis oder Gleitklausel?
Marge	Der Gewinn, den er für dich vorsieht	Bezieht sie sich auf welche Kostenbasis?

Der Aufbau spiegelt deine eigene Kalkulation, nur von der anderen Seite. Wie du deine Kosten selbst von unten aufbaust, steht im Artikel zum Transportpreis kalkulieren. Beide Rechnungen nebeneinander sind die Verhandlung.

Wie wird aus dem Mindestlohn ein Fahrerpreis?

Der Rechenweg ist immer derselbe: Stundenlohn mal Monatsstunden, darauf der Arbeitgeberanteil, darauf der Ausfallzuschlag. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro je Stunde und steigt 2027 auf 14,60 Euro (BMAS).

Für Güterverkehr, Spedition und KEP gibt es keinen eigenen Branchenmindestlohn nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, es gilt also der gesetzliche. Wo ein regionaler Tarifvertrag greift oder du im Wettbewerb um Fahrer mehr zahlen musst, liegt deine echte Lohnbasis darüber. Genau das gehört in die Verhandlung.

Die 173,33 Monatsstunden sind sauber gerechnet: 40 Stunden mal 52 Wochen geteilt durch 12 Monate. Daran gibt es nichts zu rütteln.

Beim Arbeitgeberanteil wird es interessanter. Die Kernzweige der Sozialversicherung summieren sich 2026 auf 21,15 Prozent: Rentenversicherung 9,3, Krankenversicherung 7,3, durchschnittlicher Zusatzbeitrag 1,45, Pflegeversicherung 1,8 und Arbeitslosenversicherung 1,3 Prozent (Techniker Krankenkasse). Dazu kommen die Umlagen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage, zusammen etwa zweieinhalb bis drei Prozentpunkte, je nach Kasse und gewähltem Erstattungssatz. Damit liegst du bei knapp 24 Prozent, bevor die Berufsgenossenschaft überhaupt auftaucht.

Steht in der Kalkulation glatt 20 oder 21 Prozent, sind das die Kernzweige ohne die Umlagen. Der Beitrag zur BG Verkehr hängt von deiner Gefahrtarifstelle ab und steht in deinem eigenen Bescheid. Nimm die Zahl von dort, nicht aus einer Tabelle.

Ein zweiter Punkt betrifft die Spesen. Die Verpflegungspauschale im Inland beträgt 2026 unverändert 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden. Geregelt ist das in § 9 Abs. 4a EStG. Die Pauschale ist steuer- und abgabenfrei, gilt arbeitsrechtlich aber als Aufwandsentschädigung und damit nicht als Gegenleistung für die geleistete Arbeit. Auf den Mindestlohn angerechnet werden darf sie deshalb nicht (Haufe). Eine Kalkulation, die 13,90 Euro „inklusive Spesen" ausweist, geht rechnerisch nicht auf. Die 14 Euro müssen obendrauf.

Wie sich Lohn, Abgaben und Ausfallzeiten auf einen einzelnen Einsatztag umlegen, rechnen wir in Fahrer-Kosten pro Tour durch.

Reicht der angesetzte Ausfallzuschlag für Urlaub und Krankheit?

Das prüfst du mit einer einzigen Rechnung, und sie geht oft anders aus als gedacht. Der Ausfallzuschlag deckt die Tage, an denen du Lohn zahlst, ohne dass jemand fährt: Urlaub, Krankheit, Feiertage. Er wirkt auf den größten Kostenblock, deshalb schlägt jeder fehlende Prozentpunkt voll durch. Aus den amtlichen Durchschnittswerten ergeben sich rund 21 Prozent.

Die Rechnung mit öffentlichen Durchschnittswerten:

Ein Vollzeitfahrer wird für rund 261 Werktage im Jahr bezahlt.
Urlaub: 30 Tage sind der Schnitt unbefristet Beschäftigter (IAB).
Feiertage, die auf einen Werktag fallen: 10 Tage im Jahr 2026.
Krankheit: 18,6 Fehltage je Erwerbsperson im Jahr 2025, also rund 13 Arbeitstage (TK-Gesundheitsreport).
261 minus 10 minus 30 minus 13 ergibt rund 208 Tage, an denen tatsächlich gefahren wird.

Aus 251 planbaren Tagen gegen 208 verfügbare ergibt sich ein Zuschlag von rund 21 Prozent. Werden auch die Feiertage über den Zuschlag getragen, sind es bis zu 26.

Steht in der Kalkulation ein Wert im niedrigen Zehnerbereich, lohnt die Gegenprobe. Damit etwa 15 Prozent aufgehen, dürfte ein Fahrer zusammen nur rund 33 Tage im Jahr ausfallen: ungefähr 25 Urlaubstage und acht Krankheitstage. Beides liegt unter dem deutschen Durchschnitt.

Was diese Lücke kostet, gerechnet mit 13,90 Euro und 173,33 Stunden:

	Zuschlag 15 %	Zuschlag 21 %
Bruttolohn	2.409,29 €	2.409,29 €
+ Arbeitgeberanteil 23,84 %	574,37 €	574,37 €
Zwischensumme	2.983,66 €	2.983,66 €
+ Ausfallzuschlag	447,55 €	626,57 €
Monatskosten je Fahrer	3.431,21 €	3.610,23 €

Die Differenz beträgt rund 179 Euro im Monat, also gut 2.100 Euro je Fahrer und Jahr. Bei zehn Fahrern sind das über 21.000 Euro, die am Jahresende als unerklärliche Lücke auftauchen. Wer seine Urlaubs- und Krankheitstage sauber plant, sieht die Belastung früher kommen. Wie das mit Konflikterkennung funktioniert, steht in der Urlaubsplanung für Fahrer.

Stimmen die angesetzten Arbeitstage mit deinem Vertrag überein?

Das ist der Prüfpunkt, den fast niemand macht, und er lohnt sich schnell. 2026 hat 251 Arbeitstage von Montag bis Freitag, also knapp 21 im Monat. Wer wirklich jeden Samstag fährt, kommt auf rund 25 Tage im Monat.

Liegt der angesetzte Wert dazwischen, beschreibt er die Woche Montag bis Freitag plus einzelne Samstage. Verlangt dein Vertrag aber jeden Samstag, fehlen schnell zwei bis drei Einsatztage pro Monat, und zwar bei jeder einzelnen Kostenposition gleichzeitig: Fahrer, Diesel, Fahrzeug, Verwaltung.

Nimm deinen Vertrag und zähl nach, wie viele Touren tatsächlich geschuldet sind. Weicht die Zahl von den kalkulierten Einsatztagen ab, hast du deinen ersten belegbaren Korrekturposten.

Diesel: brutto oder netto, fest oder gleitend?

Zwei Fragen, ein großer Unterschied. Als Unternehmer rechnest du netto. Steht in der Kalkulation ein Literpreis, der nach Tankstellenpreis aussieht, ist er meist brutto: Bei rund 2,07 Euro an der Säule (Stand Mitte Juli 2026) sind es netto 1,74 Euro. Wer das durcheinanderbringt, verschiebt seine ganze Rechnung um rund 19 Prozent.

Wichtiger noch ist die Frage, wer das Preisrisiko trägt. Der Dieselpreis erreichte im März 2026 mit einem Monatsmittel von 2,164 Euro je Liter den höchsten Stand, den der ADAC je gemessen hat. Innerhalb dieses einen Monats bewegte er sich zwischen 1,759 und 2,316 Euro, ein Ausschlag von rund 32 Prozent (ADAC). Wer einen festen Literpreis für zwölf Monate akzeptiert, übernimmt dieses Risiko allein.

Die Antwort darauf ist eine Dieselgleitklausel: Der Preis folgt einem neutralen Index, nach oben wie nach unten. Warum das seit dem Wegfall der Entlastungen noch wichtiger geworden ist, steht in Dieselkosten im Sprinter.

Beim Verbrauch lohnt der Streit dagegen selten. Je nach Einsatzprofil, Beladung und Jahreszeit liegen die Praxiswerte für 3,5-Tonner grob zwischen 9 und 15 Litern, Stadtverkehr mit vielen Stopps am oberen Ende. Ein großzügig angesetzter Verbrauch arbeitet für dich, ein knapper gegen dich. Vergleiche den Wert mit deinen eigenen Tankdaten, die Zahlengrundlage dafür findest du in Was kostet ein Sprinter pro Kilometer.

Blick über die Schulter auf einen Bildschirm mit Flottenkennzahlen und Kraftstoffkosten — Kilometer je Tour, Verbrauch und Einsatztage stehen in deinen eigenen Daten. Sie sind das Gegenstück zur fremden Kalkulation.

Ist ein Inflationsausgleich dasselbe wie ein Kostenausgleich?

Nein, und das ist die teuerste Verwechslung in der ganzen Rechnung. Die beiden Zahlen klingen ähnlich, beschreiben aber völlig verschiedene Dinge.

Die Inflationsrate lag im Juni 2026 bei 2,3 Prozent (Destatis). Sie misst, wie sich die Verbraucherpreise entwickeln. Dein Personalkostenblock ist 2026 aber um 8,42 Prozent gestiegen, weil der Mindestlohn von 12,82 auf 13,90 Euro geklettert ist. Bei Fahrerkosten, die in Nahverkehren einen Großteil der Gesamtkosten ausmachen, ist das ein Sprung, den ein an der Inflationsrate orientierter Aufschlag nicht auffängt.

Die Logistikverbände BGL, DSLV, BPEX, BWVL und AMÖ haben in einer gemeinsamen Erklärung vom 27. Juni 2025 vor genau dieser Entwicklung gewarnt: Der Mindestlohn steige bis 2027 um insgesamt 13,89 Prozent und entkopple sich zunehmend von der Produktivität in den Unternehmen (BGL).

Frag deshalb nach, worauf sich der Ausgleich bezieht. Ein Prozentsatz auf den Gesamtpreis wirkt anders als ein Ausgleich auf die Lohnposition.

Welche Kosten kommen in der Kalkulation gar nicht vor?

Meistens drei, und alle drei kosten dich echtes Geld.

Wartezeit an der Rampe. Nach § 412 Abs. 3 HGB hast du Anspruch auf eine angemessene Vergütung, wenn du über die vereinbarte Lade- oder Entladezeit hinaus wartest und der Grund nicht in deinem Risikobereich liegt. Der Anspruch besteht kraft Gesetzes, kann vertraglich aber abbedungen werden. Schau also in deinen Vertrag, ob dort etwas dazu steht. In Tourenkalkulationen taucht Wartezeit ohnehin so gut wie nie als eigene Position auf.
Vorfinanzierung. Löhne zahlst du am Monatsende, Diesel sofort, auf dein Geld wartest du je nach Zahlungsziel oft mehrere Wochen. Die BALM-Marktbeobachtung nennt die Vorfinanzierung ausdrücklich als Kostenblock, der durch die erzielten Preise oft nicht gedeckt wurde.
Nachträgliche Mengenänderungen. Zusätzliche Stopps, ein größeres Gebiet, engere Zeitfenster: Das kommt im Jahresverlauf dazu, der Tourenpreis bleibt gleich. Ohne festes Mengengerüst im Vertrag hast du dagegen kein Mittel.

Dazu kommt die Frage, welche Kilometer überhaupt bezahlt werden. Rechnet der Auftraggeber nur die Strecke ab Depot, fehlen Anfahrt und Rückweg. Wie du diesen Anteil sichtbar machst, steht in Leerkilometer berechnen.

Warum hat dein Auftraggeber selbst ein Interesse an einem tragfähigen Preis?

Weil er für deinen Mindestlohn mithaften kann. Nach § 13 MiLoG in Verbindung mit § 14 AEntG haftet ein Unternehmer, der einen anderen mit Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, unter den dort genannten Voraussetzungen für dessen Mindestlohnverpflichtungen. Der Zoll beschreibt die Wirkung mit dem Bild eines Bürgen, „der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat".

Ein Fahrer könnte sich damit direkt an den Auftraggeber wenden, ohne vorher seinen eigenen Arbeitgeber zu verklagen. Genau deshalb verlangen Auftraggeber Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Zahlungsnachweise.

Dieser Punkt gehört sachlich vorgetragen in jede Verhandlung. Ein Tourenpreis, der rechnerisch keinen Mindestlohn samt Abgaben trägt, ist für die Gegenseite ein Haftungsrisiko. Du bittest also nicht um Entgegenkommen, sondern weist auf ein gemeinsames Problem hin.

Übrigens gilt derselbe Grundsatz auch für dich, sobald du selbst Touren weitergibst.

Wie weit die Haftung im Einzelfall reicht, ist zwischen Gerichten und Literatur umstritten und hängt an der konkreten Vertragskette. Nutz den Punkt als Argument in der Sache. Wenn es ernst wird, lass deinen Vertrag von deinem Verband oder einem Fachanwalt für Transportrecht ansehen.

Hast du Anspruch auf Preisanpassung, wenn der Mindestlohn steigt?

Ohne vertragliche Regelung leider nicht automatisch. Der Weg über § 313 BGB, die Störung der Geschäftsgrundlage, ist ein Ausnahmefall und setzt voraus, dass die Änderung nicht absehbar war. Eine politisch beschlossene und lange angekündigte Mindestlohnerhöhung erfüllt diese Hürde in aller Regel nicht.

Was hilft, ist eine Preisgleitklausel. Sie koppelt den Preis an definierte Kostenbestandteile, üblich sind Lohn, Diesel und Energie. Der Preis passt sich dann automatisch an, ohne dass ihr jedes Mal neu verhandelt.

Ein Hinweis zur Herleitung: Erwarte von deinem Verband keine Preisvorgabe. Abgestimmte Preisempfehlungen unter Wettbewerbern sind nach § 1 GWB kartellrechtlich heikel bis unzulässig. Was Verbände veröffentlichen, ist die Kostenentwicklung. Mit dem Kostenmodellrechner des BGL kannst du belegen, um wie viel Prozent deine Kosten gestiegen sind. Den Preis daraus ableiten musst du selbst, und zwar ohne Absprache mit Wettbewerbern.

Formulierungen für Klauseln findest du bei deinem Verband. Bevor du eine Gleitklausel unterschreibst, lass sie einmal juristisch prüfen. Eine schlecht formulierte Klausel wirkt im Zweifel gegen dich.

Was, wenn der Auftraggeber sagt, der Markt gebe nicht mehr her?

Dann lohnt eine Rückfrage, welcher Markt gemeint ist. Der europäische Frachtraten-Benchmark von IRU, Upply und Ti zeigt für das erste Quartal 2026 eine deutliche Spreizung: Der Index der Kontraktraten stieg um 8,9 Punkte auf 140,1, also rund sieben Prozent über dem Vorjahreswert. Der Spotraten-Index gab im selben Zeitraum um 2,0 Punkte nach (VerkehrsRundschau).

Als Systempartner oder fester Subunternehmer bist du im Kontraktgeschäft. Das ist das Segment, das nachweislich steigt. Der Satz vom schwachen Markt beschreibt den Spotmarkt.

Was du praktisch daraus machst, sind zwei Wege. Entweder der Preis steigt, oder der Leistungsumfang sinkt: weniger Stopps, kleineres Gebiet, größeres Zeitfenster, Wartezeit ab der zweiten Stunde vergütet. Der zweite Weg ist oft leichter durchsetzbar als der erste und wirkt genauso auf deine Marge.

Wie rechnest du eine fremde Kalkulation nach?

Sechs Schritte, eine gute Stunde Arbeit. Am Ende hast du ein Blatt, das du der Gegenseite hinlegen kannst.

Positionen abschreiben. Übertrag jede Annahme in eine eigene Spalte: Lohn, Stunden, Abgaben, Ausfall, Diesel, Verbrauch, Kilometer, Arbeitstage, Marge.
Deine echten Zahlen danebenstellen. Aus Lohnabrechnung, Tankabrechnung, BG-Bescheid, Werkstattrechnungen und den letzten drei Monaten Touren.
Die drei großen Hebel prüfen. Ausfallzuschlag, Arbeitstage, Dieselpreis brutto oder netto. Hier liegen erfahrungsgemäß die größten Abweichungen.
Fehlende Positionen ergänzen. Wartezeit, Leerkilometer, Vorfinanzierung, Zusatzstopps.
Differenz in Euro je Tour umrechnen. Nicht in Prozent. Ein Betrag pro Tour ist die Zahl, über die verhandelt wird.
Zwei Forderungen formulieren. Eine zum Preis, eine zur Klausel. Eine Gleitklausel wirkt über die Laufzeit oft stärker als ein einmaliger Aufschlag.

Achte auf die Reihenfolge: erst die Kostenpositionen, dann die Marge. Über einen halben Prozentpunkt Marge zu streiten bringt weniger als ein korrigierter Ausfallzuschlag oder eine Dieselklausel. Beide sind größer als der ganze Margenstreit.

Was du diese Woche als Erstes machst

Nimm dir den Vertrag vor, der als Nächstes ausläuft. Für den lohnt sich die Arbeit sofort, weil du die Zahlen in der nächsten Runde brauchst.

Zähl die vertraglich geschuldeten Touren und vergleiche sie mit den kalkulierten Einsatztagen.
Rechne deinen echten Ausfallzuschlag aus den Urlaubs- und Krankheitstagen der letzten zwölf Monate.
Prüfe, ob der angesetzte Dieselpreis brutto oder netto ist.
Schau nach, ob eine Gleitklausel im Vertrag steht. Wenn nicht, formulier eine.
Rechne Wartezeit und Leerkilometer der letzten drei Monate zusammen, damit du eine Zahl nennen kannst.
Stell deine Kosten je Tour der fremden Kalkulation gegenüber, Zeile für Zeile.

Wenn dir für Schritt 6 die Zahlen fehlen, ist das der eigentliche Befund. Ohne Kosten je Tour und Fahrzeug kannst du einer fremden Kalkulation nur zustimmen oder absagen. Verhandeln geht damit nicht.

Häufige Fragen

Wie hoch sollte der Ausfallzuschlag für Urlaub und Krankheit sein?

Rechnerisch landest du mit deutschen Durchschnittswerten bei rund 21 Prozent: 30 Urlaubstage plus etwa 13 krankheitsbedingte Arbeitstage von 251 planbaren Tagen. Werden Feiertage ebenfalls über den Zuschlag getragen, sind es bis zu 26 Prozent. Am belastbarsten ist deine eigene Quote aus den letzten zwölf Monaten, denn Alter und Einsatzart der Fahrer verschieben den Wert deutlich.

Was kostet ein Fahrer 2026 wirklich pro Stunde?

Mehr als der Mindestlohn von 13,90 Euro. Mit 23,84 Prozent Sozialabgaben und Umlagen sind es rund 17,20 Euro, mit einem realistischen Ausfallzuschlag von 21 Prozent rund 20,80 Euro je bezahlter Stunde. Dazu kommen die Berufsgenossenschaft nach deinem Gefahrtarif und die Spesen. Wer in der Verhandlung mit 13,90 Euro argumentiert, verhandelt gegen sich selbst.

Dürfen Spesen auf den Mindestlohn angerechnet werden?

Nein. Die Verpflegungspauschale von 14 Euro ist eine Aufwandsentschädigung und keine Gegenleistung für geleistete Arbeit. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts darf sie deshalb nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden. Sie kommt zusätzlich zum Stundenlohn. Ob im Einzelfall eine Auswärtstätigkeit vorliegt, hängt von der ersten Tätigkeitsstätte ab, das klärst du mit deinem Steuerberater.

Kann ich eine Preiserhöhung verlangen, wenn der Mindestlohn steigt?

Nur wenn der Vertrag es vorsieht. Ohne Preisgleitklausel gibt es keinen automatischen Anspruch, und § 313 BGB greift bei einer lange angekündigten Erhöhung in aller Regel nicht. Praktisch heißt das: Die Klausel ist wichtiger als der Aufschlag. Verhandle sie in jeden neuen Vertrag, mit einem neutralen Index als Referenz und Wirkung in beide Richtungen.

Muss mein Auftraggeber dafür geradestehen, wenn ich den Mindestlohn nicht zahlen kann?

Er haftet für die Mindestlohnansprüche deiner Fahrer wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat, und zwar unabhängig von einem Verschulden (§ 13 MiLoG, § 14 AEntG). Das ist kein Freibrief für dich, denn zahlen musst weiterhin du. Es erklärt aber, warum ein rechnerisch zu knapper Tourenpreis auch für die Gegenseite ein Problem ist.