Was kostet mich ein Fahrer pro Tour wirklich?

Dein Fahrer bekommt 17 Euro die Stunde. Also kostet dich eine Sechs-Stunden-Tour rund 100 Euro Fahrer, denkst du. Diese Rechnung stimmt nicht. Der echte Betrag liegt deutlich höher.

Und die Differenz ist kein Kleinkram. Sie entscheidet oft, ob eine Tour dir Geld bringt oder nur Beschäftigung. Rechnen wir es einmal sauber durch.

Der Lohn ist nur der Anfang

Was du deinem Fahrer aufs Konto überweist, ist nur ein Teil dessen, was er dich kostet. Obendrauf kommen drei Blöcke, die auf keinem Lohnzettel als Extraposten stehen.

Die Arbeitgeber-Sozialabgaben. Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, dazu die Umlagen. Deinen Anteil zahlst du zusätzlich zum Bruttolohn. Zusammen ist das gut ein Fünftel obendrauf.

Bezahlte Zeit ohne Fahrt. Urlaub, Feiertage, Krankheit. Der Fahrer bekommt sein Geld, sitzt aber nicht am Steuer. Bei rund 30 Urlaubstagen plus Feiertagen fährt er an gut sechs Wochen im Jahr nicht, bezahlt sind sie trotzdem.

Unproduktive Arbeitszeit. Laden, an der Rampe warten, tanken, Rüstzeit, Leerlauf zwischen zwei Touren. Alles bezahlte Stunden, in denen kein Kilometer für einen Kunden zusammenkommt.

Rechnest du das zusammen, werden aus 17 Euro Stundenlohn schnell 24 Euro oder mehr, die dich eine tatsächlich gefahrene Stunde kostet.

So rechnest du den echten Stundensatz

Zwei Schritte reichen. Die Zahlen sind ein Beispiel und sehen bei dir anders aus, das Muster bleibt gleich.

Schritt eins: das Arbeitgeberbrutto. Nimm den Bruttolohn und leg die Sozialabgaben drauf.

• Bruttolohn: 2.800 Euro im Monat.
• Arbeitgeber-Sozialabgaben, rund 20 Prozent: etwa 560 Euro.
• Arbeitgeberbrutto: rund 3.360 Euro im Monat.

Schritt zwei: teilen durch die produktiven Stunden. Nicht durch die bezahlten Stunden, sondern durch die, in denen wirklich gefahren wird.

• Bezahlte Stunden im Monat: rund 165. Daraus ergäbe sich ein reiner Lohnsatz von etwa 17 Euro.
• Produktive Stunden, nach anteiligem Urlaub, Krankheit, Lade- und Wartezeit: eher 140.
• Realkostensatz: 3.360 geteilt durch 140 macht rund 24 Euro pro produktiver Stunde.

Sieben Euro Unterschied zum Lohnsatz. Jede Stunde. Das ist der Betrag, der in den meisten Kalkulationen fehlt.

Was das für die einzelne Tour heißt

Jetzt wird es konkret. Die Fahrer-Kosten einer Tour sind die produktiven Stunden auf der Tour mal deinem Realkostensatz.

Tourdauer	Mit Lohnsatz (17 €/h)	Mit Realkostensatz (24 €/h)	Differenz
4 Stunden	68 €	96 €	28 €
6 Stunden	102 €	144 €	42 €
8 Stunden	136 €	192 €	56 €

Bei einer Sechs-Stunden-Tour rechnest du mit dem Lohnsatz 42 Euro zu wenig ein. Klingt nach wenig. Bei 200 Touren im Monat ist es ein vierstelliger Betrag, den du dir schöngerechnet hast.

Und der Fahrer ist nur ein Teil der Rechnung. Erst wenn auch der Diesel dazukommt, siehst du, was von einer Tour übrig bleibt. Wie du den Kilometer-Anteil ansetzt, steht in Was kostet ein Sprinter pro Kilometer.

Und wenn ein Subunternehmer fährt?

Gibst du eine Tour nicht an deinen eigenen Fahrer, sondern an einen Subunternehmer, dreht sich die Rechnung. Dann zählt kein Stundensatz und keine Sozialabgabe, sondern schlicht der Einkaufspreis, den du dem Subunternehmer zahlst.

Das ist einfacher zu erfassen, aber genauso entscheidend für die Frage, ob die Tour trägt. Deine Marge ist der Erlös minus diesem Einkaufspreis. Wichtig ist nur, dass du beide Fälle sauber trennst. Eine selbst gefahrene Tour rechnest du über Fahrer und Diesel, eine vergebene über den Einkaufspreis. Wirfst du das in einen Topf, vergleichst du Äpfel mit Birnen und weißt am Ende bei keiner der beiden, ob sie sich lohnt.

Warum die 35-Euro-Pauschale nicht reicht

Viele rechnen mit einem runden Stundensatz, oft 35 Euro Vollkosten. Als grober Anhaltspunkt ist das in Ordnung. Für deinen Betrieb ist es meistens falsch.

Dein echter Satz hängt an deinen Löhnen, deinen Sozialabgaben und deinem Anteil unproduktiver Zeit. Setzt du zu niedrig an, hältst du Touren für rentabel, die es nicht sind. Setzt du zu hoch an, sagst du Aufträge ab, die sich gelohnt hätten. Beides kostet dich Geld, nur an unterschiedlichen Enden.

Wie du mit echten Zahlen statt Pauschalen rechnest

Genau hier setzt eine Software für kleine Flotten an. Sie nimmt dir die Rechnerei ab und ersetzt die Pauschale durch deine echten Werte.

• Der Stundenzettel erfasst, wie lange ein Fahrer an welcher Tour war. Das sind deine produktiven Stunden, ohne Zettel und Nachtragen.
• Die DATEV-Lohnauswertung liefert den echten Personal-Satz je Stunde, also Lohn plus Sozialabgaben aus dem jüngsten Monat. Statt der 35-Euro-Pauschale rechnet TourlyOne mit diesem realen Wert.
• Pro Tour stellt die Software dann Erlös, Diesel und Fahrer gegenüber und zeigt dir den Deckungsbeitrag. So siehst du schwarz auf weiß, welche Tour trägt und bei welcher du drauflegst.

Ein ehrlicher Hinweis: TourlyOne macht keine Lohnbuchhaltung. Es nimmt die fertige Auswertung von deinem Steuerberater oder aus DATEV und nutzt den realen Euro-pro-Stunde-Wert. Hast du diese Daten nicht, rechnet die Software mit einem Satz, den du selbst hinterlegst.

TourlyOne ist für kleine Transportbetriebe gebaut, die wissen wollen, was unterm Strich hängen bleibt, ohne dafür eine IT-Abteilung zu brauchen. Touren, Zeiten und Auswertung laufen im Browser zusammen. Server in Deutschland, DSGVO-konform, in einem Tag startklar.

Willst du sehen, was deine Touren nach Fahrer und Diesel wirklich einbringen? Buch dir eine kurze Demo, kostenlos und unverbindlich: Demo buchen.

Häufige Fragen

Welchen Stundensatz soll ich für einen Fahrer ansetzen? Den Realkostensatz: Bruttolohn plus rund 20 Prozent Arbeitgeber-Sozialabgaben, geteilt durch die tatsächlich gefahrenen Stunden, nicht die bezahlten. Als Faustregel liegt der spürbar über dem reinen Lohnsatz.

Zählt die Ladezeit als Kosten? Ja. Jede bezahlte Stunde ist Kosten, egal ob das Fahrzeug rollt oder an der Rampe steht. Gerade die Wartezeit wird gern vergessen, obwohl sie genauso viel kostet wie Fahrzeit.

Woher kommt der echte Satz in der Software? Aus deiner DATEV-Lohnauswertung, also Lohn plus Sozialabgaben. Ohne diese Daten rechnet die Software mit einem Pauschalsatz, den du selbst festlegst.

Ist das nicht Erbsenzählerei? Bei drei Touren die Woche vielleicht. Bei 200 im Monat ist der Unterschied zwischen Lohnsatz und Realkosten genau die Marge, die du sonst nirgends siehst. Und die entscheidet, ob am Jahresende etwas übrig bleibt.

Stand: Juli 2026. Die Beispielrechnungen sind illustrativ und ersetzen keine eigene Kalkulation. Sätze für Sozialabgaben und Löhne ändern sich.