Transportpreis kalkulieren 2026: Was muss eine Tour kosten?

Freitagnachmittag, ein Neukunde am Telefon: „Was kostet mich die Tour nach Bremen, jeden Tag, hin und zurück?" Und jetzt? Viele Chefs kleiner Transportbetriebe nennen dann eine Zahl aus dem Bauch. Meistens eine, die knapp unter dem liegt, was der Wettbewerber angeblich nimmt.

Genau so entstehen Touren, die Arbeit machen und kein Geld bringen. Einen Transportpreis kalkulieren heißt: erst die eigenen Kosten kennen, dann den Preis setzen. Hier rechnen wir durch, welche Kostenblöcke in jedes Angebot gehören, was eine Sprinter-Tour 2026 wirklich kostet und welche Zuschläge du ansetzen darfst. Das Rechenbeispiel kannst du direkt auf deinen Betrieb übertragen.

Warum dein Bauchgefühl beim Preis fast immer zu billig ist

Der Transportmarkt bestraft schlechte Kalkulation härter als fast jede andere Branche: Verkehr und Lagerei hatte in den ersten vier Monaten 2026 mit 43,9 Fällen je 10.000 Unternehmen die höchste Insolvenzhäufigkeit aller Wirtschaftszweige, meldet das Statistische Bundesamt. Wer Preise schätzt statt rechnet, landet schnell auf dieser Liste.

Das Bundesamt für Logistik und Mobilität beschreibt in seinem Marktbericht, warum. Am Spotmarkt lagen die Frachtraten zuletzt

„auf einem Niveau, das sich nach Unternehmensangaben teilweise unter der Rentabilitätsgrenze deutscher Transportunternehmen befand."

BALM, Marktbeobachtung Güterverkehr, Jahresbericht 2024

Heißt im Klartext: Wer seinen Preis am Börsenpreis oder am billigsten Wettbewerber ausrichtet, übernimmt oft dessen Fehlkalkulation. Die IHK für München und Oberbayern bringt es in ihrem Kalkulations-Ratgeber auf den Punkt:

„Ohne klare Kalkulationsstruktur entstehen oft zu niedrige Preise, fehlende Reserven und langfristige Verluste."

IHK für München und Oberbayern, Ratgeber Preiskalkulation

Die gute Nachricht: Die Rechnung ist keine Raketenwissenschaft. Du brauchst sechs Kostenblöcke und einen Nachmittag.

Welche Kosten gehören in deinen Transportpreis?

In einen kostendeckenden Transportpreis gehören sechs Blöcke: die variablen Fahrzeugkosten (Diesel, Verschleiß, Reifen), der Fahrer inklusive Arbeitgeberanteilen, die Fixkosten des Fahrzeugs (Leasing, Versicherung, Steuer), deine Verwaltung, die Leerkilometer und dein Gewinn. Fehlt ein Block, zahlst du ihn aus eigener Tasche - bei jeder einzelnen Tour aufs Neue.

Kostenblock	Was drinsteckt	Woher du die Zahl nimmst
Diesel	Verbrauch × Literpreis	Tankabrechnungen; ADAC-Schnitt Mitte Juli 2026: 2,07 Euro je Liter
Verschleiß & Reifen	Wartung, Bremsen, Reifen je km	Werkstattrechnungen des letzten Jahres ÷ gefahrene km
Fahrer	Bruttolohn + rund 21 % Arbeitgeberanteile	Lohnabrechnung; Sozialabgaben 2026
Fahrzeug-Fixkosten	Leasingrate, Versicherung, Kfz-Steuer	Verträge und Police - fallen auch an, wenn der Wagen steht
Verwaltung	Büro, Handy, Steuerberater, Berufsgenossenschaft	Kontoauszug, BWA
Gewinn	dein Unternehmerlohn + Rücklagen	setzt DU fest - plane ihn als eigene Position ein

Zwei Blöcke werden am häufigsten vergessen: die Arbeitgeberanteile auf den Lohn und der eigene Gewinn. Der Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro, ab 2027 bei 14,60 Euro - und auf jeden Lohn-Euro kommen noch einmal rund 21 Cent Sozialabgaben obendrauf. Was ein Fahrer dich je Tour wirklich kostet, haben wir im Fahrer-Kosten-Artikel vorgerechnet.

Und die Leerkilometer? Die stecken in keiner Rechnung des Kunden, aber in jeder Tour. Die leere Rückfahrt fährt bei dir mit - entweder im Kilometersatz oder als eigener Posten. Wie teuer jeder leere Kilometer ist, steht im eigenen Artikel.

Wie rechnest du deine Vollkosten pro Tour aus?

Die Formel ist kurz: Vollkosten je Tour = Kilometer × Fahrzeug-Kilometersatz + Stunden × Fahrer-Stundensatz + Fixkosten je Einsatztag. Rechnen wir das einmal komplett durch, für eine typische Tagestour: 220 Kilometer, 8 Stunden, ein Sprinter. Mit deinen eigenen Zahlen dauert dieselbe Rechnung danach keine zehn Minuten.

Diesel je Kilometer. Ein 3,5-Tonner braucht real 9 bis 15 Liter je 100 km; der ADAC hat für den Sprinter 315 CDI 10,3 Liter gemessen. Bei 2,07 Euro je Liter sind das rund 21 Cent je Kilometer.
Verschleiß und Reifen. Wartung, Bremsen, Reifen: je nach Alter des Wagens grob 5 Cent je Kilometer. Nimm deine echten Werkstattrechnungen, nicht den Prospektwert.
Variable Fahrzeugkosten: 26 Cent × 220 km = 57 Euro.
Fahrer. Realkostensatz rund 24 Euro je produktive Stunde (Bruttolohn plus Arbeitgeberanteile, geteilt durch die Stunden, die wirklich auf Touren laufen - die Herleitung steht hier). 8 Stunden × 24 Euro = 192 Euro.
Fixkosten je Einsatztag. Beispiel: Leasing 450 Euro, Versicherung 150 Euro, Kfz-Steuer rund 18 Euro - zusammen etwa 620 Euro im Monat. Bei 21 Einsatztagen sind das 30 Euro je Tag. Setz hier deine eigenen Verträge ein.
Verwaltung. Büro, Handy, Steuerberater, Berufsgenossenschaft: im Beispiel 400 Euro je Monat und Fahrzeug, also rund 20 Euro je Tag.

Macht zusammen: 57 + 192 + 30 + 20 = 299 Euro Vollkosten für diesen einen Tag. Ohne einen Cent Gewinn.

Faustformel: Ein Sprinter-Tag mit Fahrer kostet dich rund 300 Euro - bevor du einen Euro verdient hast. Diesel macht davon nur rund ein Sechstel aus.

Disponentin prüft die Tourkalkulation an zwei Bildschirmen im Dispo-Büro — Sechs Kostenblöcke, eine Zahl: Erst wenn die Vollkosten je Tag stehen, kannst du über Preise reden.

Jetzt der Gewinn. Sollen 10 Prozent vom Umsatz als Gewinn bei dir bleiben (10 Prozent Umsatzrendite), teilst du die Vollkosten durch 0,9: rund 332 Euro Angebotspreis. Bei 20 Prozent teilst du durch 0,8 und landest bei rund 374 Euro.

Auf den Kilometer gerechnet: 332 Euro ÷ 220 km = etwa 1,51 Euro je gefahrenem Kilometer. Bezahlt der Kunde nur die 165 beladenen Kilometer, müssen die auch die 55 leeren mittragen - dann bist du bei gut 2 Euro je bezahltem Kilometer. Wie sich diese Zahl auf die reine Fahrzeugseite herunterbricht, zeigt die Vollkostenrechnung je Sprinter-Kilometer.

Was verlangst du pro Kilometer, pro Stunde oder pro Stopp?

Es gibt vier übliche Abrechnungsmodelle, und keins ist per se besser: Kilometersatz für Direktfahrten, Stundensatz für Nahbereich und Rangierarbeit, Tagespauschale für feste Touren, Stopp-Preis im Paketgeschäft. Wichtig ist nur: Jedes Modell muss am Ende deine 300 Euro Tageskosten plus Gewinn einspielen.

Modell	Passt für	Typische Größenordnung*	Risiko
Euro je km	Direkt- und Fernfahrten	0,60-0,99 €/km netto in veröffentlichten Kurier-Preislisten	Leerkilometer und Wartezeit fressen den Satz
Euro je Stunde	Nahbereich, viele Stopps auf engem Raum	35-50 €/h mit Fahrzeug und Fahrer	Stau geht auf deine Rechnung, wenn der Satz zu niedrig ist
Tagespauschale	feste Stammtouren	muss über deinen ~300 € Vollkosten liegen	„Nur noch schnell eine Zusatzadresse" ohne Aufpreis
Preis je Stopp	Paket-Subunternehmer	Konditionen sind Verhandlungssache und nicht öffentlich	Staffeln und Mengenannahmen kippen die Rechnung

*Stand Juli 2026. Für Sprinter-Sätze gibt es keine amtliche Statistik; die Spannen stammen aus Preislisten einzelner Kurierdienste (Beispiel 1, Beispiel 2) und sind Endkundenpreise, keine Subunternehmer-Einkaufspreise. Express-Sonderfahrten liegen deutlich darüber.

Ein Wort zum Stopp-Geschäft: Die KEP-Studie 2025 beziffert den Durchschnittserlös im KEP-Markt für 2024 auf 6,44 Euro je Sendung - davon kommt beim Subunternehmer nur ein Teil an. Schon 2017 rechnete Logistikprofessor Peter Klaus in der VerkehrsRundschau vor, dass Subunternehmer-Erlöse im Schnitt 5 bis 10 Prozent unter den Vollkosten liegen. Rechne Stopp-Angebote deshalb immer auf den Tag hoch: Stopps × Satz minus deine 300 Euro. Bleibt da nichts übrig, hilft auch Menge nicht.

Du musst diese Rechnung nicht bei jedem Angebot neu aufmachen: In TourlyOne gibt es dafür einen eigenen Angebots-Check, der mit deinen hinterlegten Sätzen rechnet.

Welche Zuschläge darfst du berechnen?

Zuschläge sind kein Aufschlag aus Nettigkeit, sie bepreisen echte Mehrkosten: Wartezeit, Nacht- und Wochenendfahrten, die leere Rückfahrt und den schwankenden Dieselpreis. Wer sie weglässt, verschenkt bares Geld - bei zwei Stunden Rampe am Tag schnell einen vierstelligen Betrag im Monat.

Wartezeit. Nach § 412 HGB steht dem Frachtführer nach Ablauf der Ladezeit ein Standgeld zu. Gerichte halten nur wenige Freistunden für zumutbar - eine Klausel mit 24 Stunden entschädigungsfreier Wartezeit hat das Amtsgericht Mannheim gekippt, wie die VerkehrsRundschau berichtet. In der Praxis üblich: 15 bis 30 Minuten frei, danach 30 bis 80 Euro je Stunde, vorher schriftlich vereinbart (Stand: Juli 2026).

Nacht, Wochenende, Feiertag. Veröffentlichte Kurier-Preislisten nehmen dafür etwa 25 Prozent Aufschlag; die Spanne im Markt reicht von 0 bis 50 Prozent. Entscheide dich für einen Satz und schreib ihn ins Angebot.

Diesel. Seit dem Tankrabatt-Ende springt der Literpreis wieder - Mitte Juli lag Diesel bei 2,07 Euro. Statt jeden Monat neu zu verhandeln, vereinbarst du eine Dieselgleitklausel: Steigt der Diesel gegenüber dem Basispreis deines Angebots um X Prozent, steigt der Frachtpreis um X Prozent mal Dieselkostenanteil (bei Transportern rund 20 bis 25 Prozent).

Ein Beispiel: Diesel +14 Prozent × 25 Prozent Anteil = +3,5 Prozent auf die Fracht. Als neutrale Referenz dienen die wöchentlichen BGL-Dieselpreisinformationen. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung steht im Tankrabatt-Artikel.

Und die Maut? Für Fahrzeuge bis 3,5 Tonnen technisch zulässiger Gesamtmasse fällt auch 2026 keine Lkw-Maut an - ein Kostenblock, den du dir sparst. Vorsicht nur bei aufgelasteten 4,25-Tonnern: Es zählt die technisch zulässige Gesamtmasse aus Feld F.1, nicht das tatsächliche Gewicht. (Stand: Juli 2026)

Welche Kalkulationsfehler kosten dich am meisten?

Sieben Fehler kehren in Branchenforen, Beratungspraxis und Fachpresse immer wieder: vergessene Fixkosten, verschenkte Wartezeit, kopierte Wettbewerberpreise, fehlender Unternehmerlohn. Jeder einzelne reicht, um eine profitable Tour in ein Minusgeschäft zu drehen. Prüf deine letzte Kalkulation ehrlich gegen diese Liste.

Nur Diesel gerechnet. Sprit ist nur rund ein Sechstel der Kosten. Wer 40 Cent je Kilometer für auskömmlich hält, hat Fahrer und Fixkosten vergessen.
Leerfahrt ignoriert. 0,80 Euro je Kilometer klingen gut - bei leerer Rückfahrt sind es effektiv 0,40 Euro je gefahrenem Kilometer.
Wartezeit verschenkt. Zwei Gratis-Stunden Rampe am Tag sind je nach Satz 1.000 bis 3.000 Euro im Monat.
Preis beim Wettbewerber abgeschrieben. Dessen Kostenstruktur ist nicht deine - und vielleicht kalkuliert er selbst falsch.
Unternehmerlohn vergessen. Der selbstfahrende Transportunternehmer Peter Brenig über gescheiterte Kollegen, schon vor Jahren in eurotransport: „Sie verwechseln Umsatz mit Gewinn. Das geht nicht lange gut."
Mit 250 Einsatztagen geplant. Nach Urlaub, Krankheit und Feiertagen bleiben eher 220 Tage, auf die sich alle Fixkosten verteilen.
Keine Rücklagen. Kupplung, Reifen, 60 Tage Zahlungsziel des Kunden: Ohne Puffer wird die erste größere Reparatur zum Liquiditätsproblem.

Der gemeinsame Nenner: Es fehlt die Nachkalkulation. Ohne Zahlen je Tour merkst du erst an der BWA vom Steuerberater, dass ein Kunde dich Geld kostet - Monate zu spät.

Wie prüfst du ein Angebot, bevor du zusagst?

Die ehrlichste Frage vor jeder Zusage lautet: Deckt der Preis Lohn, Kilometer UND die Fixkosten des Fahrzeugtags - und bleibt danach noch Marge übrig? Genau diese Rechnung macht in TourlyOne die Seite „Angebot prüfen", bevor du dem Kunden zusagst.

Du hinterlegst einmal deine Sätze unter Einstellungen > Wirtschaftlichkeit: Personalkosten je Stunde und Fixkosten je Fahrzeug und Tag. Dann tippst du zum Angebot nur noch Preis, Kilometer, Arbeitsstunden und Fahrzeugtage ein - und bekommst eine klare Ampel statt einer Schätzung:

Verlust: Der Preis deckt nicht einmal Lohn und Kilometer. Finger weg.
Lückenfüller: Variable Kosten gedeckt, Fixkosten nicht. Nur gut, wenn der Wagen sonst steht.
Knapp: Gewinn da, aber wenig Puffer für Pannen und Preissprünge.
Lohnt sich: Solide Marge.

Dazu zeigt der Rechner, welchen Mindestpreis du für mehrere Margen-Stufen brauchst. Fürs Paketgeschäft rechnet er im Pro-Stopp-Modus mit Stopp-Satz, Staffel und Diesel-Index und sagt dir, ab wie vielen Stopps die Tour ihre Kosten trägt.

Blick über die Schulter auf ein Laptop-Dashboard mit Flottenkennzahlen — Erst die Ampel, dann die Zusage: Der Angebots-Check rechnet mit den Sätzen, die du selbst hinterlegt hast.

Nach der Fahrt kommt die zweite Hälfte der Wahrheit, die Nachkalkulation. TourlyOne rechnet je Auftrag den Deckungsbeitrag aus - also das, was vom Erlös nach Sprit und Lohn übrig bleibt. Beim Sprit zählt der Euro-je-Kilometer-Wert deines Fahrzeugs; ist keiner gepflegt, springt der gemessene Wert aus Tankdaten und GPS-Kilometern der letzten 30 Tage ein.

Beim Personalsatz nimmt das System deinen echten Wert aus der DATEV-Lohnauswertung statt einer Pauschale. Verlust-Touren tauchen im Finanz-Cockpit von selbst auf, statt sich in der BWA zu verstecken.

Zwei Dinge sagt dir das System ehrlich dazu: Angebots-PDFs schreibt es nicht, es prüft und rechnet nach. Und die Fixkosten gehen als ein Tagessatz je Fahrzeug ein, den du selbst pflegst - nicht als automatische Vollkostenrechnung je Wagen.

Was sagst du, wenn der Kunde „zu teuer" findet?

Bleib bei den Zahlen statt beim Feilschen: Zeig die Kostenblöcke, biete eine Gleitklausel statt eines Rabatts an, nimm Leistung raus statt den Preis runter - und lass unrentable Aufträge ziehen. Ein Preis, der unter deinen Vollkosten liegt, wird durch Menge nicht besser.

Rechne vor. Nenn die Blöcke aus diesem Artikel. Ein Einkäufer, der 300 Euro Tageskosten schwarz auf weiß sieht, verhandelt anders als gegen ein Bauchgefühl.
Gleitklausel statt Rabatt. Beim Dieselpreis kannst du dem Kunden entgegenkommen, ohne die Substanz anzugreifen: Klausel rein, Basispreis rein, fertig - in beide Richtungen fair.
Leistung statt Preis anpassen. Größeres Zeitfenster, weniger Freiminuten an der Rampe, Bündelung auf feste Tage: So sinkt der Preis, weil deine Kosten sinken.
Nein sagen können. Die VerkehrsRundschau zitiert in ihrem Grundlagenbeitrag zur Preiskalkulation den Betriebswirt Paul Riebel: „Der beste Auftrag ist der unrentable, den Sie Ihrem Wettbewerber überlassen."

Was du Montag als Erstes machst

Eine Stunde reicht für den Anfang: Zahlen zusammensuchen, Tagessatz rechnen, Sätze festlegen und die nächsten Angebote damit schreiben. Diese sechs Schritte holen deine Preise weg von der Schätzung und stellen sie auf Zahlen, die du jedem Kunden vorrechnen kannst.

Zieh deine echten Zahlen: letzte drei Monatsabrechnungen Tanken, Werkstatt, Lohn, Leasing, Versicherung.
Rechne deinen Tagessatz aus vier Blöcken - variable Kilometerkosten, Fahrer, Fixkosten je Einsatztag, Verwaltung - einmal je Fahrzeugtyp.
Leg deinen Kilometersatz, Stundensatz und deine Wunsch-Marge fest und schreib sie auf.
Setz Wartezeit-Regel und Dieselgleitklausel in deine nächsten Angebote.
Rechne deine drei größten Stammkunden nach: Deckt der alte Preis noch die Kosten von 2026?
Prüfe jedes neue Angebot gegen deine Vollkosten, bevor du zusagst - von Hand oder mit dem Angebots-Check.

Häufige Fragen

Was kostet ein Transporter mit Fahrer pro Stunde?

In veröffentlichten Kurier-Preislisten liegen Stundensätze für einen 3,5-Tonner mit Fahrer bei 35 bis 50 Euro netto (Stand Juli 2026). Deine Untergrenze rechnest du selbst: rund 24 Euro Personalkosten je produktive Stunde plus Fahrzeugkosten plus anteilige Fixkosten. Unter etwa 35 Euro je Stunde arbeitest du in den meisten Konstellationen ohne Gewinn.

Wie berechnet man den Kilometersatz für einen Transporter?

Addiere die variablen Kosten je Kilometer (Diesel, Verschleiß, Reifen - beim Sprinter grob 26 Cent) und verteile Fahrer, Fixkosten und Verwaltung auf deine Tageskilometer. Bei 220 Kilometern und rund 300 Euro Tagesvollkosten landest du bei etwa 1,40 Euro je gefahrenem Kilometer - plus Gewinn. Bezahlt der Kunde nur Lastkilometer, muss der Satz die Leerkilometer mittragen.

Muss ich für einen Sprinter bis 3,5 Tonnen Maut einrechnen?

Nein. Die Lkw-Maut gilt seit Juli 2024 für Fahrzeuge mit mehr als 3,5 Tonnen technisch zulässiger Gesamtmasse; ein Sprinter bis genau 3,5 Tonnen bleibt mautfrei, auch mit Anhänger (Stand: Juli 2026). Vorsicht bei aufgelasteten Varianten mit 4,25 oder 5 Tonnen: Dort greift die Maut, denn es zählt der Wert aus Feld F.1 der Zulassung.

Was ist eine Dieselgleitklausel?

Eine Vertragsklausel, die den Frachtpreis automatisch an den Dieselpreis koppelt - nach oben wie nach unten. Formel: Preisänderung = Dieselpreisänderung in Prozent × Dieselkostenanteil (bei Transportern rund 20 bis 25 Prozent). Als neutrale Referenz dienen die wöchentlichen Dieselpreisinformationen des BGL oder die Destatis-Werte. So verhandelst du Preissprünge nicht mehr einzeln nach.

Wie viel Marge sollte eine Tour bringen?

Eine feste Norm gibt es nicht, aber eine Praxisregel: Unter 8 Prozent Umsatzrendite ist der Puffer für Pannen, Preissprünge und Zahlungsausfälle dünn. Viele Betriebe zielen auf 10 bis 20 Prozent über den Vollkosten. Wichtig ist die Reihenfolge: erst Vollkosten rechnen, dann Marge draufschlagen - nicht umgekehrt vom Wettbewerberpreis abwärts.