Mitte Juli, mitten in den Sommerferien. Auf deinem Schreibtisch liegen drei Urlaubsanträge für den August: einer per Zettel, einer per WhatsApp, einer mündlich zwischen Tür und Hoftor. Alle drei wollen in der ersten August-Woche weg. Zwei davon fahren feste Touren. Kennst du?
Genau da entscheidet sich, ob deine Urlaubsplanung im August hält oder eine Tour platzt. Nicht am Tag der Abfahrt, sondern in dem Moment, in dem du Ja sagst. Hier liest du, was das Gesetz verlangt und welche fünf Punkte du vor jedem Ja prüfst. Stand: Juli 2026.
Müssen deine Fahrer Urlaub bekommen, wann sie wollen?
Die kurze Antwort: grundsätzlich ja. Paragraf 7 des Bundesurlaubsgesetzes sagt, dass du die Urlaubswünsche deiner Leute berücksichtigen musst. Ablehnen darfst du nur aus zwei Gründen: wegen dringender betrieblicher Belange, oder weil ein anderer Fahrer zur selben Zeit weg will und sein Wunsch sozial Vorrang hat.
„Dringend" ist dabei ernst gemeint. Eine Auftragsspitze, mehrere bereits genehmigte Urlaube im selben Zeitraum oder ein terminierter Großauftrag zählen dazu. „Passt gerade schlecht" zählt nicht.
Und beim sozialen Vorrang schauen Gerichte auf schulpflichtige Kinder, den Urlaub des berufstätigen Partners, die Betriebszugehörigkeit und die Frage, wer in den letzten Jahren schon in der Ferienzeit frei hatte.
Für den Alltag heißt das: „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" ist eine bequeme Regel, aber sobald zwei Wünsche kollidieren, entscheidet die soziale Abwägung. Und: Eltern haben keinen Freibrief auf sechs Wochen Sommerferien. Die Ferien in Niedersachsen laufen 2026 vom 2. Juli bis zum 12. August, das sind sechs Wochen. Du darfst diese Zeit unter mehreren Fahrern mit Kindern aufteilen.
Wie viel Urlaub steht jedem Fahrer zu?
Das Gesetz nennt mindestens 24 Werktage im Jahr, und Werktage heißt hier: Montag bis Samstag. Bei einer 5-Tage-Woche sind das umgerechnet 20 Arbeitstage. Die meisten Arbeitsverträge liegen darüber, üblich sind 24 bis 30 Tage. Dazu kommen zwei Sonderfälle, über die du Bescheid wissen musst: die Wartezeit für neue Fahrer und der Resturlaub mit seiner Hinweispflicht.
Für Neue gilt die Wartezeit: Den vollen Anspruch gibt es erst nach sechs Monaten. Vorher wächst der Urlaub anteilig, ein Zwölftel pro vollem Monat. Wer zum 1. April anfängt, hat im Sommer also noch keinen kompletten Jahresurlaub auf dem Konto.
Und der Resturlaub? Offiziell verfällt er am 31. Dezember, bei Übertragung am 31. März. In der Praxis verfällt er aber nur, wenn du deine Fahrer vorher konkret aufgefordert hast, den Urlaub zu nehmen, und klar gesagt hast, dass er sonst wegfällt. So haben es der Europäische Gerichtshof und das Bundesarbeitsgericht entschieden. Ohne diesen Hinweis wandert der Urlaub ins nächste Jahr und verjährt auch nicht. Schick also im Herbst jedem Fahrer eine kurze schriftliche Übersicht: so viele Tage offen, bis dann nehmen, sonst verfallen sie.
Darfst du genehmigten Urlaub wieder zurücknehmen?
Praktisch nein. Sobald du einen Urlaub genehmigt hast, bist du daran gebunden. Das Bundesarbeitsgericht sieht die Urlaubserteilung als unwiderrufliche Freistellung. Einen Fahrer aus dem Urlaub zurückholen darfst du nur im äußersten Ausnahmefall, wenn der Betrieb sonst in seiner Existenz gefährdet wäre und genau dieser eine Mensch unersetzbar ist. Eine Krankheitswelle oder volle Auftragsbücher reichen dafür nicht. Selbst die Abmachung „du bist im Urlaub zur Not erreichbar" ist beim gesetzlichen Mindesturlaub unwirksam.
Das dreht die Reihenfolge um: Die Prüfung gehört vor die Genehmigung. Ein schnelles Ja im Vorbeigehen kannst du nicht mehr einfangen, wenn dir zwei Wochen später auffällt, dass derselbe Zeitraum schon zweimal vergeben ist.
Warum platzen Touren, obwohl der Urlaub genehmigt war?
Selten am Gesetz, fast immer an der Übersicht. In kleinen Speditionen und Kurierbetrieben kommen Anträge auf drei Wegen an: Zettel, WhatsApp, Zuruf. Genehmigt wird im Kopf, notiert wird später, manchmal nie. Der Wandkalender im Büro und die Excel-Tabelle der Dispo erzählen dann zwei verschiedene Geschichten. Welche versteckten Kosten diese Zettelwirtschaft sonst noch hat, haben wir in Disposition mit Excel aufgeschrieben.
Dazu kommen die Fallen, die man erst am Tag der Abfahrt sieht: Der Fahrer der Montags-Stammtour ist weg und niemand hat die Tour umbesetzt. Oder der einzige Fahrer mit Anhänger-Führerschein liegt am Strand, während der Hänger-Auftrag reinkommt.
Und ein Punkt wird fast immer unterschätzt: Urlaub ist nur die halbe Personalplanung im Fuhrpark. Lkw-Fahrer waren zuletzt im Schnitt 33,5 Tage im Jahr krank, fast zehn Tage mehr als andere Beschäftigte. Ein Plan, der jeden verfügbaren Fahrer verplant, hat für den nächsten Krankheitsfall keinen Puffer. Bei über 70.000 fehlenden Fahrern in Deutschland holst du Ersatz auch nicht eben vom Markt.
Die 5-Punkte-Prüfung vor jedem „Ja"
Der Kern dieses Artikels zum Ausdrucken: Bevor du einen Urlaub genehmigst, prüfst du die Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten, die Zahl der gleichzeitig fehlenden Fahrer, die betroffenen Stammtouren, die Führerscheinklassen und den Resturlaub. Fünf Fragen, eine Minute, bei jedem Antrag:
- Überschneidung: Wer ist im beantragten Zeitraum schon genehmigt weg, mit Urlaub, Krankheit oder Lehrgang?
- Anzahl: Wie viele Fahrer wären dann gleichzeitig raus? Lege dir vorher eine Obergrenze fest, zum Beispiel zwei von zwölf.
- Stammtouren: Fährt der Fahrer feste Touren? Wenn ja, welche, und wer übernimmt sie in der Zeit?
- Führerscheinklassen: Ist er der Einzige mit einer Klasse oder Qualifikation, die du in dem Zeitraum brauchst (BE, C1, ADR)?
- Resturlaub: Reicht sein Konto überhaupt für den Antrag, inklusive der schon geplanten Tage?
Erst wenn alle fünf Punkte sauber sind, kommt das Ja. Fällt Punkt 2, 3 oder 4 durch, hast du mit den betrieblichen Belangen aus Paragraf 7 auch gleich die saubere Begründung für ein Nein oder einen Gegenvorschlag: „Erste August-Woche geht nicht, zweite geht."
Wie streng deine Obergrenze sein muss, zeigt eine einfache Rechnung:
Faustformel für den Planungspuffer: Fahrer × (Urlaubstage + Krankheitstage) ÷ 250 Arbeitstage = so viele Leute fehlen dir im Schnitt an jedem einzelnen Arbeitstag.
Beispiel mit 12 Fahrern: 12 × 25 Urlaubstage = 300 Tage. Dazu 12 × 33,5 Krankheitstage ≈ 402 Tage. Zusammen 702 Abwesenheitstage, verteilt auf rund 250 Arbeitstage im Jahr: Es fehlen dir im Schnitt knapp 3 von 12 Fahrern, an jedem Arbeitstag. In den Ferienwochen eher mehr.
Wer das einmal durchgerechnet hat, verplant nie wieder alle zwölf. Was dich ein einzelner Fahrer am Tag kostet, kannst du im Artikel Fahrer-Kosten pro Tour nachrechnen.
Wie hilft dir TourlyOne bei der Urlaubsplanung?
Die 5-Punkte-Prüfung kannst du mit Wandkalender und Excel machen. TourlyOne macht sie dir automatisch. Der Fahrer stellt seinen Antrag in der Fahrer-App statt per Zettel, seinen Resturlaub kann er auch selbst per Telegram abfragen. Bei dir landet der Antrag in einer Freigabe-Liste, und neben jedem Eintrag steht das Ergebnis des Konflikt-Checks schon dran.
| Prüfpunkt | Wandkalender + Excel | TourlyOne |
|---|---|---|
| 1. Überschneidungen | Kalender ablaufen und hoffen | zeigt je Antrag, wer im Zeitraum schon genehmigt weg ist |
| 2. Anzahl gleichzeitig | Kopfrechnen | warnt, wenn dein Limit „maximal gleichzeitig frei" überschritten würde |
| 3. Stammtouren | musst du auswendig wissen | listet die betroffenen Stammtouren des Fahrers auf |
| 4. Führerscheinklassen | fällt am Abfahrtstag auf | warnt, wenn er an einem Tag der Einzige mit einer Klasse wäre |
| 5. Resturlaub | Excel-Formel pflegen | rechnet automatisch mit, bei Neuen anteilig, ohne Wochenenden und Feiertage |
Zwei Dinge nimmt dir das System nicht ab: Das Limit ist eine Warnung, keine Sperre, entscheiden musst du. Und einen Vertreter für die Stammtour schlägt dir das System bei der Genehmigung nicht vor, es zeigt dir nur, dass du einen brauchst. Solltest du einen genehmigten Urlaub später doch überplanen, meldet die Tagesplanung den Fall als roten Konflikt: Fahrer abwesend, aber verplant. Die Jahres-Heatmap zeigt dir dazu auf einen Blick, welche Wochen schon voll sind. Wie das mit deinem Fuhrpark aussieht, siehst du in einer kurzen Demo.
Häufige Fragen
Wie lange im Voraus muss ein Fahrer Urlaub beantragen?
Das Gesetz nennt keine Frist, theoretisch geht ein Antrag auch kurzfristig. Regeln kannst du das trotzdem: Eine Frist im Arbeitsvertrag oder eine feste betriebliche Absprache ist zulässig und üblich, etwa zwei Wochen Vorlauf für einzelne Tage und mehr für lange Urlaube. Die Regel muss für alle gleich gelten, und Anträge beantwortest du zügig.
Gilt ein Urlaubsantrag als genehmigt, wenn ich nicht antworte?
Nein. Schweigen ist keine Genehmigung, der Fahrer darf sich nicht selbst beurlauben. Eine automatische Genehmigung nach Ablauf einer Frist gilt nur, wenn ihr sie ausdrücklich vereinbart habt, etwa im Arbeitsvertrag. Lass Anträge trotzdem nicht liegen: Je später dein Nein kommt, desto schwerer wiegt es bei einer gerichtlichen Abwägung, und desto teurer sind die gebuchten Flüge deines Fahrers.
Darf ich Betriebsferien anordnen?
Ja, aus betrieblichen Gründen darfst du einen Teil des Urlaubs als Betriebsferien festlegen, zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr. Als Faustregel des Bundesarbeitsgerichts gilt: Bis zu drei Fünftel des Jahresurlaubs darfst du so verplanen, mindestens zwei Fünftel bleiben zur freien Verfügung der Fahrer. Kündige Betriebsferien früh an, am besten zum Jahresbeginn.
Was passiert, wenn ein Fahrer im Urlaub krank wird?
Mit ärztlichem Attest werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet, die Tage wandern zurück auf sein Urlaubskonto. Der Fahrer darf den Urlaub aber nicht eigenmächtig verlängern: Die gutgeschriebenen Tage muss er neu beantragen, und du planst sie wie jeden anderen Antrag. Ohne Attest ab dem ersten Krankheitstag gibt es keine Gutschrift.
Haben Eltern in den Sommerferien immer Vorrang?
Nein, einen Automatismus gibt es nicht. Schulpflichtige Kinder sind ein starkes Kriterium bei der sozialen Abwägung, aber eben eines von mehreren, neben Partner-Urlaub, Betriebszugehörigkeit und der Frage, wer zuletzt in den Ferien frei hatte. Sechs Wochen Sommerferien darfst du außerdem aufteilen, sodass mehrere Eltern nacheinander zum Zug kommen statt alle gleichzeitig.
Quellen
- § 7 BUrlG - Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs (gesetze-im-internet.de)
- § 3 BUrlG - Dauer des Urlaubs und § 4 BUrlG - Wartezeit (gesetze-im-internet.de)
- § 5 BUrlG - Teilurlaub und § 9 BUrlG - Erkrankung während des Urlaubs (gesetze-im-internet.de)
- BAG, Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 266/20 - keine Verjährung ohne Hinweis (bundesarbeitsgericht.de)
- BAG beschränkt Verfall von Urlaub, 9 AZR 541/15 (hensche.de)
- Urlaubserteilung ist unwiderrufliche Arbeitsbefreiung, BAG 9 AZR 11/05 (arbeit-und-arbeitsrecht.de)
- Betriebsferien: Wann kann der Arbeitgeber Urlaub anordnen? (haufe.de)
- Urlaub: Vorrang und soziale Auswahl bei konkurrierenden Wünschen (lto.de)
- Ferienkalender der Kultusministerkonferenz, Schuljahr 2025/2026 (kmk.org)
- Fahrermangel: Über 70.000 Lkw-Fahrer fehlen in Deutschland 2026 (eurotransport.de)
- Fehlzeiten bei Fahrpersonal steigen auf 33,5 Tage (eurotransport.de)
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. So handhaben es Betriebe in der Praxis; im Einzelfall hilft dir dein Verband oder ein Anwalt für Arbeitsrecht.
Schluss mit Excel-Chaos in der Disposition.
TourlyOne bündelt Aufträge, Touren, Fahrer-App und Live-GPS auf einer Plattform.
Demo buchen